我从事国际物流达十五年之久，老是有人向我询问关于空运清关文件的事儿。好多人觉得货代能够自动将所有文件发送过来，然而实际情况并非如此轻易简单。清关文件并非等同于快递单，货代会不会发送，这是要看具体情形状况的。
不少客户一开始就埋怨货代不给文件，然而你们思考一下，货代每日处理几百票货物，每个客户都需清关文件，其着实没有空闲逐个去提醒。其次，清关文件当中存在机密信息，诸如发票价格、发货人资料以及产品细节，一旦有所泄露由谁来承担责任呢？部分货代担忧给错了反倒招来麻烦，于是干脆等客户主动索要才给予。
更具现实性的情况是，要是到付运费或者文件费尚未结清，那么货代就会把文件扣下当作筹码。我目睹过海量客户的货物已经送达，却突然发觉没有文件，急得暴跳如雷，最终还多花费几百元的加急费用。这并非货代存心不良，而是行业的规矩就是如此。你必须主动去索要，可别指望别人会追着你给你提供便利。
你得在进行订舱的这个时候就询问明白，千万别等到货物已然起飞之后才去询问。因为待货物起飞之时，货代正忙于跟踪航班动态，根本就没有空闲去翻看接收邮箱。在下单之际需直截了当地表明：“我的清关文件具体都需要哪些，发件时间究竟该如何确定？”明确无误地写进委托书当中，白纸黑字清清楚楚，如此一来谁都无法耍赖不认账。
货物起飞之后两小时以内，通常就能够拿到电子版清关文件。你能够要求货代，把发票以及装箱单，还有运单、原产地证这些标准文件，打包发送给你。要是遇到特殊证件，像商检单或者许可证，那就要看货代有没有代办的能力了。说实话，许多小货代自身都搞不定这些，更不要说主动给你了。
你每次出货前，建议固定时间去催文件，像每周二下午统一索要，别零零散散今天要一个明天要一个，否则货代会觉得你不专业，进而不把你当成VIP。对于定期合作客户，我都会提前备好一套标准清关包，随时索要便随时发送。你也能够去学学那些大外贸公司，将文件要求写进长期合作协议里，如此货代想耍赖都无法耍赖。
清关文件这事儿，归根结底是个沟通方面的问题，货代并非是你的秘书，，他不会一直缠着你询问你需要些什么，你有了主动的表现，他才会予以配合，下次出货之前，先发一条消息去询问文件的准备状况，百分之九十的麻烦都能够在提前的情况下得到解决，不要等到海关把货扣下了才想起来去处理，到了那个时候谁都没有办法救你。
